Portfolioverwaltung bei Kadaster
Ein Interview mit Niels Pleiter, Sr. Portfolio Manager bei KadasterNiels Pleiter kam im Januar 2022 als Senior Portfolio Manager zu Kadaster. Wir sprachen mit ihm über das Portfoliomanagement bei Kadaster und darüber, wie er dazu beiträgt, ein Projektportfolio mit 550.000 Arbeitsstunden zu einer größeren Form zu bringen.
Das Projektportfolio bei Kadaster ist vollständig agil organisiert. Zu der Zeit, als Niels zu Kadaster kam, wurden hauptsächlich Änderungsinitiativen in das Portfoliomanagement aufgenommen, nicht die laufenden Projekte. Diese werden auf strategischer/taktischer Ebene in einer Tabelle erfasst, die den Jahresplan darstellt. Es ist ein Dokument von großem Umfang.
Eine Neigung der Organisation
Schon vor der Ankunft von Niels hatte innerhalb des Grundbuchamtes ein Umschwung stattgefunden. Während es früher in Silos mit Direktionen und entsprechenden Zielen organisiert war, wurden jetzt Wertströme definiert, die die Steuerung der Organisation über Abteilungen und Direktionen hinweg bestimmen. Im Rahmen dieser Änderung wurde auch festgelegt, dass die Steuerung nicht nur Erneuerungsprojekte, sondern das gesamte Projektportfolio, einschließlich der Anpassungsmaßnahmen und der Fortführung des Unternehmens, betrachtet. Das zu bewertende Portfolio ist also dreimal so groß. Der bisherige Ansatz der Steuerung anhand einer Tabellenkalkulation ist daher nicht mehr praktikabel. Es besteht ein Bedarf an Professionalisierung, auch in Bezug auf die Software für das Portfoliomanagement. Kadaster entschied sich kurz vor Niels‘ Ankunft für Fortes Change Cloud (FCC), um einen Proof of Concept (PoC) damit zu starten.
Niels hat die Aufgabe, diesen PoC-Prozess zu leiten und zu bewerten, ob FCC die Anforderungen von Kadaster erfüllt. Zu diesem Zweck wurden Testkriterien festgelegt, die validiert werden sollen. Um FCC in kleinem Maßstab testen zu können, wird dieser PoC innerhalb des Wertstroms Rechte und Sicherheit und der Abteilung Supporting Services durchgeführt. Gemeinsam mit den Produktmanagern dieses Wertstroms und der Abteilung Supporting Services werden die zu erreichenden strategischen Ergebnisse, Epics und Funktionen festgelegt. Drei Monate nach Beginn der Einrichtung werden die Ergebnisse an das Management zurückgemeldet. Das Ergebnis ist positiv. „Natürlich gibt es immer Bereiche, die verbessert werden können, aber das Tool hat erfüllt, was wir erreichen wollten“, sagt Niels. Die Einrichtung der PoC-Umgebung wird mit einigen Verbesserungen für die endgültige Umgebung übernommen und FCC wird auf die gesamte Projektverwaltung erweitert.
Auf dem Weg zu einem integrierten Portfolio
Derzeit befinden sich die Projekte für alle Wertströme auf epischer Ebene in FCC. Aber Niels‘ persönlicher Ehrgeiz ist höher: „Ich sehe Raum für Verbesserungen. Die Leute verwenden gerne die alten Excels, weil sie ihre speziellen Bedürfnisse und Anforderungen erfüllen. Es ist nicht einfach, das loszulassen. Die Leute suchen nach einer Wiedererkennung dieser vertrauten Dokumente in FCC. Es liegt an uns, alle dazu zu bringen, FCC wirklich anzunehmen und mit ihm Schritt zu halten, damit wir ein integriertes Portfolio mit allen Informationen haben. Wir wollen eine zentrale Datenbank und eine einheitliche Arbeitsweise mit einer eindeutigen Verwendung von Begriffen haben. Dieser Prozess ist noch nicht abgeschlossen. Fast jeder, der eine Schnittstelle zum Änderungsportfolio hat, erhält Zugang zu FCC. So kann jeder die Informationen finden, die er braucht. Die Benutzergemeinschaft, die FCC wirklich intensiv und täglich nutzen soll, besteht aus etwa 17 Produktmanagern und zwischen 50 und 65 Product Ownern. Außerdem gibt es eine Reihe von Projektmanagern. JIRA wird für die operative Steuerung verwendet.
Vor der endgültigen Einrichtung der FCC wurden zwei Szenarien ausgearbeitet.
- Das Projektportfolio wird mit den Prozessen und Arbeitsmethoden, wie sie derzeit im Grundbuchamt (IST) verwendet werden, in die FCC gebracht. Diese werden dann für jeden Bereich verbessert.
- Die ideale Situation für Prozesse wird entworfen (SOLL) und in FCC implementiert. Alle Mitarbeiter werden umfassend auf die neue Situation geschult, und danach beginnt die Organisation mit dem neuen, optimierten Ansatz zu arbeiten.
Beide Szenarien haben ihre Vor- und Nachteile. In Szenario 1 profitieren Sie sofort von Ihrem neuen Tooling. In Szenario 2 gehen Sie langsamer vor, beziehen aber alle Beteiligten in den Veränderungsprozess ein. Aufgrund der Dringlichkeit einer stärker integrierten Sicht auf das Portfolio wurde Szenario 1 gewählt.
Hilfe beim Übergang
Das Kataster arbeitet in Gilden. Es werden mehrere Sitzungen pro Gilde abgehalten, um die Nutzung von FCC zu landen. Dabei werden die Grundprinzipien und die Absichten mit dem Schalter erklärt. Es sind auch Benutzerschulungen geplant, damit die Leute sich in FCC zurechtfinden.
Es wurde eine Planung durchgeführt, um die verschiedenen Bereiche des Wertstroms durch den Übergang zu führen. Aufgrund von Umständen, die nichts mit dem Projekt zu tun haben, hat sich diese Planung etwas verzögert. Infolgedessen verwalten einige noch immer Projektinformationen außerhalb von FCC. Das Ziel für dieses Jahr ist die Sicherstellung einer integralen Zusammenarbeit mit FCC in der gesamten Organisation.
Bewährte Praktiken
Wir haben Niels gefragt, welche Empfehlungen er anderen Portfoliomanagern geben würde, die vor einer ähnlichen Herausforderung stehen wie er im Jahr 2022. Er erklärte, dass eine der größten Lehren darin besteht, dass eine engagierte Zugkraft für ein solches Projekt sehr wichtig ist. Jemand, der die Zukunft im Auge behält und die Leute zur Verantwortung ziehen kann. Wenn die Leute es ’nebenbei‘ machen müssen, wird der Wandel schnell von der Tagesillusion verdrängt.
Niels überprüft vierteljährlich den Status jedes Wertstroms, damit er mit den verschiedenen Gilden in Kontakt treten kann, um ihnen bei den erforderlichen Verhaltensänderungen zu helfen. Dabei geht es vor allem darum, ein Bewusstsein für das Warum zu schaffen und den Mehrwert zu durchdringen. “ Sie wollen den Menschen vermitteln, dass es nicht um Verwaltung geht. Verwaltung ist ein Blick zurück und fühlt sich oft wie Zeitverschwendung an. Stattdessen geht es darum, nach vorne zu schauen: Was werden wir tun? Wann werden wir erfolgreich sein, aus welchen Komponenten setzt sich unser Ziel zusammen, welche Abhängigkeiten bestehen zwischen diesen Komponenten und wie können wir sie verwalten? “
Und schließlich ist die Verbindung zwischen dem Programmrückstand in JIRA und der strategisch-taktischen Steuerung in FCC von entscheidender Bedeutung, um auch den Mehrwert des Portfolio-Denkens zu demonstrieren. Dies bietet enorm wertvolle Einblicke. „Wir sind relativ spät dazu gekommen, und im Nachhinein hätte ich das gerne viel früher eingeführt„, sagt er.
Ambitionen
Die größte Aufgabe für die absehbare Zukunft ist es, dafür zu sorgen, dass alle an einem Strang ziehen. Aber auch danach gibt es noch viele Ambitionen. Einige Ambitionen erfordern nur Zeit und Engagement, andere eine Erweiterung oder Anpassung der Funktionalität von FCC. Die Ambitionen wurden an vier funktionalen Speerspitzen benannt:
- Jahresplanung aus integriertem Portfolio, von FCC
- Kurz-, mittel- und langfristige Kapazitätsplanung
- Verknüpfung mit JIRA
- Grafischer Fahrplan in FCC
Um seine Ambitionen auf diesen vier Achsen zu verwirklichen, nimmt Kadaster die Unterstützung eines externen Beraters, Erik Engbers von BvPS, in Anspruch, der, wie Niels sagt, wirklich ‚Wunder bewirkt‘ hat. Außerdem sind die Kommunikationswege mit Fortes kurz und es besteht die Möglichkeit, sich direkt über die Entwicklungen bei FCC zu informieren. Die Organisation von hier aus mit den Ambitionen mitzunehmen, geschieht vor allem in einem kleineren Rahmen, wobei vor allem das Management der Geschäftsbereiche in die Nützlichkeit und Notwendigkeit einbezogen wird, und sie sind für die weitere Umsetzung innerhalb des vereinbarten Rahmens verantwortlich.
