Optimierung des Portfolio- und Projektmanagements
für die Gemeinde Tilburg.
Eine zukunftssichere und widerstandsfähige Projektorganisation
Mit seinen 227.694 Einwohnern (1-1-2023) ist Tilburg die 7. größte Stadt der Niederlande. Bereits seit 2012 arbeitet die Stadtverwaltung von Tilburg mit der Fortes Software. Ein Projekt zur Optimierung des Portfoliomanagements und der Projektverwaltung hat im Jahr 2022 begonnen.
PPI Mitarbeiter
Projekte
Mannschaften
Über Tilburg
Etwa 2.500 Menschen arbeiten für die Stadtverwaltung von Tilburg. Gemeinsam nehmen sie alle kommunalen Aufgaben und Verantwortlichkeiten wahr und arbeiten an einer Vielzahl von Projekten, die von Einzelprojekten und Ausschreibungen bis hin zu Änderungsplänen für die Verwaltung reichen. Im Jahr 2012 hat die Gemeinde Tilburg eine PPI-Abteilung gegründet: Programm-, Projekt- und Interimsmanagement. Ziel dieser Abteilung ist es, die Herangehensweise an die projektbasierte Arbeit besser in Einklang zu bringen. Zur Unterstützung dieser Abteilung wurde die Software von Fortes gewählt, zunächst Principal Toolbox, später Fortes Change Cloud (FCC).
Anno 2023 werden über 1.200 Projekte im Rahmen von FCC verwaltet sein. Von den 19 Abteilungen der Stadtverwaltung ist die PPI-Abteilung diejenige, die FCC am intensivsten nutzt. Um die Kollegen bei der Nutzung von FCC zu unterstützen, hat jedes Team in der PPI-Abteilung einen Key User – einen erfahrenen Benutzer, der als erster Ansprechpartner dient. Darüber hinaus gibt es abteilungsweit drei funktionale Administratoren. Zusammen bilden die Projektmanager, die Key User und die Funktionsmanager das FCC-Kernteam.
Quelle: Stadtverwaltung von Tilburg
Wir haben wirklich investiert, um als Team zusammenzuarbeiten. Jetzt ernten wir die Früchte dieser Arbeit.
Arnold Tilgenkamp von Promista (links) und
Yvonne Tack von der Gemeinde Tilburg (rechts)
Quelle: Stadtverwaltung von Tilburg
Das Projekt
Im Jahr 2022 wird es personelle Veränderungen geben. Yvonne Tack, ehemals Key User, wird zusammen mit Arnold Tilgenkamp (Promista) die Rolle des FCC-Projektleiters übernehmen. Als Folge der personellen Veränderungen zeichnen sich einige Engpässe ab.
- Viel wichtiges Wissen ist bei nur wenigen Mitarbeitern angesiedelt. Der Verlust dieser Mitarbeiter ist spürbar.
- Nicht alle Abteilungen arbeiten mit der neuesten Version von FCC. Folglich kann nicht jeder die neuesten Funktionen nutzen.
- Funktionsmanager bearbeiten nicht nur weitreichende technische Fragen, sondern übernehmen auch Aufgaben, die operativer Natur sind. Einige dieser Aufgaben sollten von den Hauptanwendern übernommen werden.
Gemeinsam mit dem Implementierungspartner Promista wird ein Aktionsplan zur Behebung der Engpässe erstellt. Dieser umfasst vier Schwerpunkte. Die Schwerpunkte werden dann in einem Teilplan ausgearbeitet.
Das Ergebnis
Der Nutzen des Projekts – neben dem Erreichen der strategischen Ziele – ist deutlich spürbar:
- Die Bearbeitungszeit von Supportanfragen ist viel kürzer.
- Es herrscht mehr Teamgeist und Zusammenarbeit. Funktionsadministratoren und Key-User kennen sich besser, so dass auch die gegenseitige Abstimmung und die Nutzung der Stärken des jeweils anderen besser funktioniert.
- Der Bekanntheitsgrad der FCC ist gestiegen und die Stimmung ist positiv.
FCC-Kernteam
Quelle:Stadtverwaltung Tilburg
Möchten Sie mehr über dieses Projekt erfahren?
Laden Sie die vollständige Fallstudie herunter
In unserer umfangreichen Fallstudie erfahren Sie mehr darüber, wie Tilburg die Optimierung der Nutzung von FCC in Angriff genommen hat. Sie erfahren mehr über die Speerspitzen des Aktionsplans und die Best Practices, die aus diesem Projekt hervorgegangen sind.
Tragen Sie Ihre Daten in das untenstehende Formular ein und laden Sie die Fallstudie sofort herunter. Sie erhalten auch einen Link zum Download per E-Mail.
