4 Tipps für ein proaktiveres Portfoliomanagement
Ein ausgereiftes Portfoliomanagement ist proaktiv und nicht reaktiv. Wir sehen, dass viele Organisationen einen Übergang zu einem proaktiven Management durchmachen. Aber wie erreichen Sie eine solch proaktive Workflow?
Wir bieten Ihnen vier Tipps, die auf bewährten Verfahren unserer Kunden basieren:
1. Machen Sie die Ziele so spezifisch wie möglich.
Strategische Ziele werden in der Regel für einen längeren Zeitraum formuliert. Unter anderem deshalb sind sie meist recht abstrakt. Wenn Sie zu einem proaktiven Portfolio übergehen wollen, muss diese Strategien in konkrete Ziele umgesetzt werden. Das bedeutet, dass sie SMART und mit klaren KPIs verbunden sein müssen. Ohne klare KPIs können Sie nicht überprüfen, ob ein Projekt innerhalb Ihres Portfolios tatsächlich einen positiven Beitrag leistet.
2. Organisieren Sie die Portfolioverwaltung nach Themen.
Strategische Ziele führen zu strategischen Themen. Projektportfolios werden häufig nach Linien eingerichtet. Wenn Sie das Portfoliomanagement auch nach Themen statt nach Linien einrichten, erhält jeder Portfoliomanager sein eigenes Themenportfolio. Das macht es einfacher, Prioritäten zu setzen und die Erreichung der Ziele zu überwachen.
3. Priorisieren Sie den kurzen Zyklus.
Entscheidungen werden in der Regel über lange Zeiträume hinweg getroffen. Aber die Dynamik im Gesundheitswesen – und in immer mehr anderen Branchen – ist enorm hoch. Eine hohe Dynamik profitiert eher von einem kurzzyklischen Ansatz. Das bedeutet nicht, dass Sie nur kurzfristig planen, sondern vielmehr, dass Sie kurzzyklisch Prioritäten setzen. Dies bedeutet dann wiederrum, dass Sie mehrmals im Jahr Prioritäten setzen können.
4. Machen Sie sich die Kapazitätsplanung zu eigen.
Die Kapazitätsplanung ist wichtig, um proaktiv zu sein. Die Ressourcenplanung konzentriert sich auf die kurzfristige Einplanung von Mitarbeitern oder Teams für Projekte. Die Kapazitätsplanung konzentriert sich auf die langfristige Planung von Fähigkeiten. Auf der Grundlage grober Schätzungen lassen sich Qualifikationsdefizite oder -lücken besser vorhersehen.
Diese Tipps sind Teil des Best Practices Paper PPM im Gesundheitswesen. Darin geben wir 17 Empfehlungen für PPMs im Gesundheitswesen auf der Grundlage unseres Rundtischgesprächs im März 2024. Dieses Best Practices Paper können Sie über die Schaltfläche unten kostenlos herunterladen.
