Portfolioverwaltung bei UWV

Ein Interview mit Ronald Landstra, Sr. Berater ICT Assurance

Wir hatten ein Gespräch mit Ronald Landstra, Sr. Advisor ICT Assurance bei der UWV. Wir sprachen über das Portfoliomanagement bei der UWV und die Herausforderungen und Erfolge, die er dabei erlebt.

Die Organisation

Das UWV hat über 20000 Mitarbeiter und ist zu Recht eine große, umfangreiche Organisation. Neben den notwendigen Stabsabteilungen gibt es 5 große Abteilungen innerhalb des UWV:

Firmen
Divisen auszahlen
Sozialmedizinische Angelegenheiten
Daten-Dienste
Kunden, Service (Website, Portale, externer Zugang zu Informationen)

Die größten Stabsabteilungen sind Concern ICT und die Abteilung Facilities, die sich unter anderem um die (physischen) ein- und ausgehenden Datenströme kümmert. Zusätzlich zu einer UWV-weiten Strategie und Politik haben die Abteilungen auch ihre eigenen politischen Ziele.

Agiler Ansatz

Viele Abteilungen der UWV arbeiten überwiegend agil. Aber es gibt auch traditionelle Wasserfallprojekte.

Die Informationsversorgung (IV) ist beim UWV dezentral organisiert, wobei eine zentrale Abteilung die Rahmenbedingungen und Richtlinien überwacht. Insgesamt arbeiten 2.500 Mitarbeiter in der IV. . Dazu gehören Programmierer, Informationsanalysten, Portfoliomanager, usw. Aufgeteilt auf die Abteilungen gibt es etwa 20 Portfoliomanager. Sie verwalten das Portfolio ihrer Abteilung und setzen Änderungsinitiativen in FCC um. Sie verwalten auch Projekte, die aus regulären Budgets finanziert werden.

Außerdem gibt es ein zentrales Portfoliobüro mit sechs Mitarbeitern, zu dem Ronald Landstra gehört. Dieses wird vom CFO und dem CIO geleitet. Sie beraten den Vorstand u.a. über den Fortschritt des Veränderungsportfolios von etwa 70 Projekten.

die drei Ebenen des strategischen Ressourcenmanagements

Portfolio-Management und Kapazitätsplanung

Das Projektportfolio konkretisiert die Ambitionen des UWV und die damit verbundenen Änderungsinitiativen. Dazu gehört zum Beispiel die Verbesserung der Leistungserbringung durch die Modernisierung der Anwendungslandschaft. Systemwartung und Lebenszyklusmanagement sind ebenfalls wichtig, um das Fundament des IV stabil und zukunftssicher zu halten. Darüber hinaus besteht das Portfolio auch aus Projekten zur Umsetzung neuer oder geänderter Gesetze und Vorschriften. Gerade die letztgenannten Projekte haben oft eine harte, nicht verhandelbare Deadline.

Taktisches Kapazitätsmanagement

Bis 2018 wurde die FCC nur stückweise eingesetzt. Ab 2018 begann das UWV mit der Umsetzung eines „taktischen Kapazitätsmanagements“. Dies dauerte mehrere Jahre. Dabei werden Kapazitätsangebot und -nachfrage sechs Monate bis zwei Jahre im Voraus betrachtet und verglichen. Eine der Abteilungen führt zusätzlich ein ‚Einsatzmanagement‘ durch. Diese operative Ressourcenplanung sieht einen Monat oder eine PI-Planung im Voraus vor. Das strategische Kapazitätsmanagement – die Planung für einen Horizont von mehr als zwei Jahren – liegt in der Verantwortung der Personalabteilung.

Über- und Verhörteams

Jeder weiß, dass es ohne ein gutes Kapazitätsmanagement nicht geht und dass Sie über ein paar Monate hinausblicken müssen, um sicherzustellen, dass Sie in Zukunft nicht mit strukturell über- oder unterversorgten Teams dastehen. Die Ressourcenplanung erfolgt auf der Ebene von Teams, nicht von Einzelpersonen, von einigen Ausnahmen abgesehen. Die Auslastung der Teams wird durch Farbsignale angezeigt. Farbsignale werden sowohl für unter ausgelastete Teams (<60%) als auch für über ausgelastete Teams (ab 120%) gegeben.

Das Portfolio wird vierteljährlich überprüft. Eine Überlastung von Teams zwischen 90 und 120% lässt sich oft durch eine Verlagerung der regulären Arbeit beheben. Wenn Teams zu 120% bis 150% überlastet sind, geht es oft um mehr. Diese Fälle werden ausführlicher besprochen.

De noodzaak van Slack

In dit artikel lees je meer over het nut van ‘slack’: plannen op een lagere benutting van resources van 100%.

Die Projekte werden in ‚buckets‘ unterteilt: Kategorien, die eng mit den zu erreichenden strategischen Zielen verbunden sind. Beispiele hierfür sind ‚Gesetze und Vorschriften‘, ‚Infrastruktur‘ und ‚bessere Dienstleistungen‘. Diese Bereiche werden in FCC angezeigt. So können Sie für jedes Team sehen, wofür die Zeit aufgewendet wird. Die Portfolios werden zum Teil auf diese Weise priorisiert. Arbeiten mit niedriger Priorität werden umgeschichtet, wenn die Ressourcen voll sind. Der nächste Schritt besteht darin, die Projekte innerhalb der Portfolios noch deutlicher zu priorisieren. Dies erfordert einen Dialog mit den strategischen Entscheidungsträgern. Projekte im Zusammenhang mit Gesetzen und Vorschriften stehen eindeutig an der Spitze der Prioritäten, aber danach wird es schnell komplexer. Werden Sie zuerst ein veraltetes System ersetzen oder die Customer Journey einer gefährdeten Zielgruppe verbessern?

Gemeinsam eine einheitliche Arbeitsmethode entwickeln

Da die Abteilungen ein hohes Maß an Unabhängigkeit haben und oft auch unterschiedliche Dynamiken und Kulturen aufweisen, besteht die größte Herausforderung darin, alle auf eine einheitliche Art und Weise arbeiten zu lassen.

Für das Kapazitätsmanagement ist die UWV nun gut gerüstet. Außerdem ist die zentrale Portfolioverwaltung jetzt vollständig in FCC integriert. Auf diese Weise haben alle am Portfoliomanagement beteiligten Parteien dieselbe eindeutige Informationsquelle vor Augen. In einem dreistufigen Ansatz werden neue Benutzer geschult und aktiv in die Befüllung und Nutzung von FCC einbezogen.

Die Portfoliomanager (nach den Kapazitätsmanagern) waren die erste Gruppe. Sie alle hatten einen Workshop, um einheitlich mit FCC zu arbeiten und sich mit dem System vertraut zu machen. Für sie liegt ein großer Vorteil in der Bequemlichkeit des automatischen Berichtswesens anstelle der gegenwärtig sehr zeitaufwändigen manuellen Arbeit. Die automatische Portfolioberichterstattung und die Dashboards stellen sicher, dass alle dieselben Daten sehen und dass früher auf fehlerhafte Informationen hingewiesen wird.
Die Controller sind an zweiter Stelle. Sie werden bald jeden Monat ihre Prognosen bei der FCC eingeben müssen.
Die Projektmanager werden die letzte Gruppe sein, die sich durchsetzt. Ein gewisser Widerstand ist dort zu erwarten, meint Ronald. Die Projektmanager müssen sich auf eine neue Arbeitsweise einlassen und sich von ihren vertrauten Tools und Ressourcen trennen, mit denen sie seit Jahren arbeiten. Auch die Transparenz eines eindeutigen Systems, in das jeder Einblick nehmen kann, mag Unbehagen hervorrufen. Aber auch sie müssen jetzt viel manuelle Arbeit und Mühe aufwenden, um Berichte zu liefern, die Sie von FCC auf Knopfdruck erhalten können. Dadurch wird das System für sie von großem Nutzen sein.

Gelernte Lektionen

Kein Übergangsprozess verläuft ohne try & error. Ronald teilt dazu zwei Beispiele aus der Praxis.

Überschätzen Sie nicht die erforderliche Beschaffenheit Ihrer Kapazitätsverwaltung. „Ursprünglich wollten sie bei uns jedes Mitglied der Informationsdienste im System haben. Aber das ist bei unserer Größe eigentlich zu viel Detail. Aufgrund der Umstände in unserer IT-Landschaft mussten wir das manuell nachverfolgen. Das wurde unnötig komplex und arbeitsintensiv. Deshalb haben wir mit der Planung nach Teams begonnen. Die Planung durch Teams und einige wenige, sehr spezifische Fähigkeiten machen die Kapazitätsplanung überschaubar und handhabbar. „Wir nutzen das Modul derzeit noch nicht, um FCC mit unserem ERP-System zu verknüpfen, aber ich würde das gerne zu gegebener Zeit tun.“

Weniger ist mehr „Wir haben einmal eine vollständige Prozessbeschreibung auf der Grundlage der Soll-Situation erstellt. Wir hatten ein Tool eingerichtet und die Benutzer waren instruiert worden, aber der Rest der (Projekt-)Organisation war noch nicht so weit. Wir konnten also nicht wirklich nach der neuen Methode arbeiten. In der zweiten Phase haben wir dann einfach kleine Schritte gemacht und angefangen zu sehen, was funktioniert. Und das hat geholfen.“ Die UWV arbeitet jetzt mit Termindokumenten. Die Abteilungen stoßen auf Herausforderungen. Diese werden in wöchentlichen Konsultationen besprochen. Sie formulieren eine gemeinsame Lösung. Sie halten diese fest. Das funktioniert besser als sehr komplizierte Prozessdiagramme und Beschreibungen.

Das Lesen eines Termindokuments erfordert Disziplin. Deshalb ist das nicht die einzige Art des Wissensaustauschs. Das gesamte Team trifft sich wöchentlich. Außerdem überprüft Ronald regelmäßig die Portfoliolandschaft und wenn ihm Abweichungen auffallen, erkundigt er sich bei den zuständigen Managern, ob die Informationen korrekt sind. Er stellt fest, dass es immer seltener vorkommt, dass die Informationen falsch sind. Die Qualität der Informationen verbessert sich also spürbar.

Bewährte Praktiken

Wir fragen Ronald nach den Empfehlungen, die er anderen Organisationen geben kann, die das Portfoliomanagement zu einem höheren Reifegrad bringen wollen. Welche bewährten Verfahren kann er ihnen empfehlen?

Vergewissern Sie sich, dass die Geschäftsführung hinter Ihnen steht. Das ist das Wichtigste, es gibt Ihnen den Freiraum, die Dinge anzupacken. Ohne diese Unterstützung werden Sie es nicht schaffen.
Betrachten Sie Ihr Portfoliomanagement als eine dynamische Sache. Arbeiten Sie stetig daran. Für die Umstellung auf FCC hat die UWV seinerzeit einen Berater eingestellt. Dieser Berater beobachtet uns immer noch. Immer wieder beurteilen wir gemeinsam, ob die Dinge verbessert werden können. Natürlich senken Sie irgendwann die Frequenz, aber es ist wichtig, weiter zu kalibrieren.
Halten Sie Ihre Vereinbarungen gut fest. Aber tun Sie dies organisch. Sie können dies in kleinen Schritten tun. Die Menschen werden dann auf natürliche Weise anfangen, die Vorteile zu erkennen.

Pläne und Ambitionen

Obwohl Ronald schon seit vielen Jahren im Portfoliomanagement der UWV und der FCC Deployment tätig ist, macht ihm seine Arbeit immer noch Spaß. Auf die Frage, welche Pläne er für die nächste Zeit hat, antwortet er: „Wir werden bald auf die Cloud-basierte Version von JIRA für Unternehmen umsteigen. Dann wird das Zusammenspiel mit JIRA einfacher werden. Darauf freue ich mich schon sehr. Denn damit werden wir einen großen Effizienzsprung machen.“ Er sagt auch, dass er gerne mit dem FCC Enterprise Portfolio Modul beginnen würde. „Da gibt es noch viel zu tun!“

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